Övergången från manuellt pappersarbete till digitala verktyg har skapat en otydlighet i hur ett arbete ska skötas på enklast möjliga sätt. Ofta krånglar man till arbetet och gör en arbetsuppgift dubbelt eller flera gånger mer tidskrävande än vad som egentligen är nödvändigt, på grund av att ingen i företaget eller myndigheten utifrån sin position klarar av, eller har fått i uppdrag att se helhetsgreppet. Det är inte ovanligt att flera personer utför samma arbetsuppgifter och det kostar inte bara företaget eller myndigheten en stor del av budgeten, det är även påfrestande på arbetsmiljön.Under mina år som statligt och privat anställd har jag iakttagit allt för många dubbla handpåläggningar i onödan. Det skapar kostnader och frustration, men det kostar framförallt på arbetsglädjen. Man tar hjälp av dyra konsultföretag i ett försök att få till smidiga "lean" arbetsprocesser. Kostnaden för detta är något man kan undvika genom att använda denna handbok i förenklade arbetsprocesser.